Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно. Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?

Что влияет на количество бухгалтеров?

В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.

Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.

И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.

Определяем количество сотрудников бухгалтерии

Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.

В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?

Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!

Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии. Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.

Автоматизация – королева эффективности

Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.

Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы.

Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы. Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.

Кроме того, зачастую руководителям нужно обосновать увеличение или уменьшение штата для генерального директора или акционеров компании. Каковы же могут быть наглядные аргументы, свидетельствующие о нехватке или переизбытке сотрудников, и как подсчитать оптимальное количество человек для того или иного отдела? Рассмотрим этот вопрос на примере работы бухгалтерии.

Одним из инструментов оценки эффективности работы отдела, является нормирование.

Для начала попробуем разобраться, может ли бухгалтерия являться объектом нормирования. Процесс бухучета не является уникальным и состоит из нескольких основных компонентов, которыми обладает любой стандартный процесс:

• исполнители;
• входящая информация (то есть первичная документация);
• правила и регламенты (положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс);
• сложившаяся практика;
• результат (отчетность).

Если мы знаем количество входящих данных и количество человеко-часов, необходимое для обработки единицы таких данных, то, перемножив эти показатели, мы получим нормативные трудозатраты. Сравнив их с реальными, можно понять, требуется ли увеличение или сокращение штата бухгалтеров в компании.

Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат. Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.

Способы расчета трудозатрат

Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:

• бенчмаркинг;
• факторное нормирование;
• фотография рабочего дня;
• микроэлементное нормирование.

Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе.

Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли. Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д.

Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения. Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда.

Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов. При этом каждый процесс разделяют на элементарные составляющие, а затем измеряют время, затрачиваемое на выполнение этих элементов. Но при своих преимуществах в точности этот метод требует больших трудозатрат.

Метод факторного нормирования дает наиболее точные результаты и не слишком сложен в использовании. В этом случае для расчета необходимого числа сотрудников учитывают различные факторы, влияющие на трудозатраты и результат процесса. Для этого деятельность подразделения разбивают на участки, по каждому из которых оцениваются трудозатраты. Затем для каждого из процессов (задач) выявляются факторы, которые наиболее сильно влияют на сроки и сложность их выполнения. Перемножая полученные данные, получаем нормативы.

Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие участки:

• учет кассовых операций;
• учет расчетов по банковским операциям;
• учет расчетов с подотчетными лицами;
• учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• учет реализации;
• управленческая и корпоративная отчетность;
• учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов;
• учет товарно-материальных запасов;
• учет финансовых вложений;
• учет финансирования и займов;
• подготовка налоговой отчетности;

Компании необходимо определить, какие из этих участков обслуживает бухгалтерия, и далее произвести оценку трудозатрат по каждому процессу. При этом необходимо учесть уровень квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с расчетом заработной платы такими факторами являются:

• количество начислений и удержаний;
• количество межрасчетов;
• количество сотрудников, для которых проводится расчет зарплаты (расчетных листков).

А в учете расчетов с поставщиками к таким факторам мы отнесем:

• число накладных;
• среднее количество номенклатурных позиций в накладной.

После того, как мы определились с процессами, трудозатратами и факторами, рассчитываем для каждого процесса норматив трудозатрат для бухгалтеров. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество расчетных листков в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.

Пример

Компания занимается оптовой торговлей. В ней работает 100 сотрудников, при этом она имеет 50 поставщиков, 10 поставок от каждого ежемесячно на каждый из 2 имеющихся складов. Платежи каждому поставщику производят 2 раза в месяц. Компания имеет 1000 клиентов, каждый из которых делает в среднем 10 покупок ежемесячно. При этом из исследований рынка мы знаем следующие нормативы:

• норматив учета расчетов с поставщиками: 36 накладных в час на одного бухгалтера;
• норматив учета расчетов с покупателями: 40 накладных покупателям в час на одного бухгалтера;
• норматив учета расчетов по банковским операциям: 15 платежным поручений в час на одного бухгалтера;
• норматив расчета заработной платы: 1500 расчетных листков в месяц на одного бухгалтера.

Сколько бухгалтеров необходимо такой компании?

Учет расчетов с поставщиками:

50 поставщиков х 10 поставок х 2 склада = 1000 накладных от поставщиков в месяц.

Производительность:

36 × 21 день × 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц.

Необходимые ресурсы:

1000: 6048 = 0,17 бухгалтера

Учет расчетов с покупателями:

1 000 клиентов × 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц

Производительность:

40 × 21 × 8 = 6720 накладных покупателям в месяц

Необходимые ресурсы:

10 000 ÷ 6720 = 1,48 бухгалтера

Работа с банком:

50 поставщиков × 2 раза в месяц = 100 платежных поручений в месяц

Производительность:

15 × 21 × 8 = 2520 платежных поручений в месяц

Необходимые ресурсы:

Необходимые ресурсы = 100 ÷ 1500 = 0,06 бухгалтера

Итого: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 бухгалтера

Следовательно, такой компании будет достаточно двух бухгалтеров.

Метод нормирования можно применить и к одному конкретному специалисту, чтобы определить степень его загрузки. Если задач у сотрудника слишком много, необходимо снять часть их и перераспределить между другими работниками, если это возможно, либо нанять дополнительных людей для выполнения этой работы. Если после всех расчетов выяснилось, что сотрудники загружены не полностью, можно занять их на каких-то новых участках работы или же сократить штат и распределить общую нагрузку равномерно по оставшимся сотрудникам. Как вариант – передать неравномерно распределяющиеся во времени задачи на аутсорсинг. В этом случае платить нужно только за реальный объем работы, и у вас не будет необходимости содержать работника, услуги которого не нужны вам все пять дней в неделю.

Для того, чтобы сделать работу сотрудников более результативной, можно установить для них определенные показатели эффективности (так называемые KPI), достижение которых влияет на размер премии. Показатели эффективности помогут учитывать разный КПД сотрудников, ведь при одинаковом окладе и одной и той же должности люди будут получать разную премию, которая зависит напрямую от качества их работы.

Выбор показателей KPI зависит от должности и определяется руководством компании или отдела. Для бухгалтерии это может быть количество ошибок в проводимых операциях и отчетности, соблюдение сроков ее сдачи и т.д. Установить KPI можно практически для любой должности, для этого подойдут любые показатели, которые можно измерить и подсчитать и которые влияют на общий результат работы.

Руководители компаний нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников, и не понимают, чем они занимаются. В свою очередь финансовым директорам и главным бухгалтерам приходится обосновывать количество сотрудников этой службы и аргументировать увеличение штата. Какие инструменты способны ускорить взаимодействие между менеджерами, сотрудниками бизнеса и бухгалтерией и позволяют сократить затраты на обработку документов? Об этом рассказывает Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO.

Бухгалтерия — инструмент руководства компании для оценки бизнеса. Результатами ее работы пользуются не только фискальные органы. Менеджерам и собственникам компании необходимы оценка эффективности бизнеса и оперативные отчеты. Соответственно процессы в бухгалтерии должны быть выстроены с учетом ожиданий и требований менеджеров по содержанию и срокам представления отчетности. Сегодня, например, перед бухгалтерией стоит задача закрывать год не 28 марта, а 25 января. Как любой инструмент, она должна быть грамотно настроена и корректно функционировать.

Предпосылкой для оценки эффективности работы бухгалтерии является и динамика бизнеса. Численность данного подразделения, как правило, растет быстрее и сокращается медленнее бизнеса и поэтому требует постоянной корректировки.

Бухгалтерия — объект нормирования

Для оценки эффективности работы бухгалтерии и определения необходимой численности персонала деятельность бухгалтеров нужно оценивать. Для этого необходим обоснованный подход, в частности нормирование процессов в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности. У бухучета есть все признаки процесса: исполнители, информация о деятельности компании на входе (первичная документация), регламентирующие документы (ПБУ, НК РФ и т.д.), сложившиеся подходы и практика ведения учета. Результат процесса — отчетность, предоставляемая в определенных форматах в налоговую инспекцию и другим бизнес-пользователям (рис. 1). Поэтому бухгалтерия должна быть объектом нормирования. Если нормативы есть, их можно улучшать.

Нормативы трудозатрат — необходимое количество сотрудников компании для получения одной единицы результатов работы.

Нормативы бывают:

• как есть — фиксируют состояние компании на момент расчета, фактические;
• как должно быть — рассчитываются на основе данных по отрасли и показывают, к чему можно стремиться, целевые, или бенчмаркинг — затраты после оптимизации процесса.

Существующие методы нормирования трудозатрат различаются трудоемкостью и точностью (рис. 2).

Фотография рабочего дня (ФРД) больше подходит для однородных процессов и для бухгалтерии не всегда применима и не всегда удобна.

При микроэлементном нормировании процесс подразделяется на подпроцессы.

Бенчмаркинг — лучшие практики, согласно которым для обработки некоторого количества счетов, например в оптовой торговле, нужно определенное количество бухгалтеров (например, три). Если фактически их четыре, стоит задуматься и проанализировать ситуацию. Рассмотрим подробнее метод факторного нормирования применительно к бухгалтерии.

Технология факторного нормирования

Использование такой технологии в бухгалтерии предполагает несколько этапов. Сначала деятельность бухгалтерии как процесс подразделяется на подпроцессы (участки). В компании, где больше одного бухгалтера, можно оценить, сколько времени в месяц бухгалтер в среднем тратит на тот или иной подпроцесс или какое количество документов либо транзакций в среднем обрабатывает за месяц.

Затем оцениваются трудозатраты по каждому подпроцессу — определяются фактические трудозатраты по участкам и квалификационному уровню, количество сотрудников определенной квалификации в чел./мес. (в днях неудобно).

Для каждого процесса выявляются факторы, в большей мере влияющие на трудозатратность учета. Например, при работе с авансовыми отчетами их целесообразно группировать на хозяйственные отчеты и командировки по РФ и заграничные, поскольку нормативы времени обработки этих документов различны. При расчетах с поставщиками и подрядчиками значение имеют не только количество документов, но и их номенклатура, напрямую связанная с бизнес-процессом.

Многое зависит от ответственного за введение данных и документов — бухгалтер либо менеджер по продажам или закупкам. В последнем случае бухгалтер просто сверяет документы.

Из соотношения трудозатрат и факторов выводится норматив трудозатрат для бухгалтеров на процессы (табл. 1).

Универсальных нормативов не существует, поскольку нет похожих процессов в двух компаниях. Тем не менее всем интересна идеальная цифра, к которой желательно стремиться или на которую стоит ориентироваться. С этой целью в табл. 1 приведены некоторые усредненные значения нормативов для отдельных усовершенствованных процессов, которые можно использовать для оценки собственных бухгалтеров. Приведем пример факторного нормирования.

пример

Компания «Трейдинг ООО» занимается оптовой торговлей. У организации четыре склада. В ней трудятся 100 сотрудников. Масштабы деятельности компании характеризуется следующими параметрами:

• 120 поставщиков и десять поставок от каждого поставщика на каждый склад ежемесячно;
• платежи каждому поставщику два раза в месяц (транзакции);
• 1500 покупателей и 15 заказов в месяц от каждого клиента.

Весь объем работ выполняют шесть бухгалтеров.

Рассчитаем, насколько велика бухгалтерия и как эффективно она работает. Упростим пример и не будем учитывать различия в квалификации бухгалтеров. Расчеты приведены в табл. 2.

Необходимы 4,24 бухгалтера плюс один для замены. На практике количество требуемых бухгалтеров будет зависеть и от того, смогут ли они совмещать функции и насколько взаимозаменяемы бухгалтеры.

Если фактические затраты далеки от приведенных нормативов, их нужно сократить. Покажем это на примере подпроцесса «учет реализации», разбив его на отдельные операции (табл. 3). Сначала следует понять, как организован процесс, какие у него трудозатраты. Затем рассчитать его стоимость, сравнить с лучшими практиками и после этого начать поиск возможных решений. Рассмотрим некоторые из них.

Перераспределение функций

Один из способов сокращения трудозатрат в бухгалтерии — перераспределение функций и делегирование отдельных операций другим подразделениям. Решения о распределении ответственности не простые, обычно дополнительную работу и ответственность брать на себя никто не хочет. Воспользоваться можно менеджерским подходом, согласно которому специалисты должны быть заняты в соответствии с их компетен­циями.

Именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов. Это будет эффективнее. Аналогично с актами сверки. В некоторых компаниях при подписании большого количества актов сверки в месяц эти транзакции передают менеджерам, работающим с конкретными клиентами и владеющими информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров. А бухгалтерия при этом формирует акты сверки.

ИТ-оптимизация

Используемые в компании ИТ-технологии способны существенно влиять на производительность бухгалтерии по следующим параметрам:

• спектр функциональных возможностей учетной системы;
• уровень автоматизации (степень необходимости ручного ввода);
• степень настройки взаимодействия систем (для случаев, когда используется несколько баз данных). Дублирующий ввод данных — это потеря времени.

Поэтому необходимо учить ИТ-системы «общаться» между собой, чтобы наиболее эффективно использовать возможности ввода информации.

Сравнение вариантов оптимизации учетной функции внутри компании и передачи их на аутсорсинг приведены в табл. 4.

Аутсорсинг

Иногда к аутсорсингу прибегают как к внешнему консультанту и прислушиваются к нему больше, чем к своей бухгалтерии.

Основными предпосылками выбора аутсорсинга являются:

• быстрый рост или сокращение бизнеса (в российских компаниях широко распространена практика передачи на аутсорсинг отдельных участков);
• необходимость внедрения новой учетной системы или оптимизация существующей;
• необходимость централизации бухгалтерских процессов в холдинге;
• отсутствие регламентов документ оборота, либо они есть, но не работают.

При создании регламентов в большой компании имеет смысл создать центры финансового обслуживания и обсудить этот вопрос с провайдером аутсорсинга. Многие компании сейчас создают подобные центры не в Москве (дорого).

Определение нормативов выработки в час одного бухгалтера (таблица 1)

Подпроцессы (учетные функции)	Наличие процесса	Трудозатраты	Факторы	Норматив	Значение
Учет кассовых операций
Учет расчетов по банковским операциям		Два человека	Количество банковских транзакций	Количество платежных поручений в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с подотчетными лицами		Три человека	Количество авансовых отчетов х среднее количество документов в АО	Количество авансовых отчетов в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками				Количество накладных (актов) в час на одного бухгалтера
Учет реализации			Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной	Количество накладных покупателям в час на одного бухгалтера
Управленческая и корпоративная отчетность
Учет долгосрочных инвестиций, основных средств и НМА		Один человек
Учет товарно-материальных запасов
Учет финансовых вложений
Учет финансирования и займов		Два человека
Подготовка налоговой отчетности
Расчет заработной платы			Количество начислений — удержаний х х количество межрасчетов х х количество сотрудников	Количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера

Расчет необходимых ресурсов (таблица 2)

Учетные функции	Объем работ	Производительность (с учетом нормативов из табл. 1)	Необходимые ресурсы
Учет расчетов с поставщиками	4 склада х 10 поставок х 120 поставщиков = 4800 накладных от поставщиков в месяц	36 х 21 х 8 = 6048 накладных от поставщиков в месяц	4800: 6048 = 0,79 бухгалтера
Учет расчетов с покупателями	1500 покупателей х 15 заказов = 22 500 заказов от покупателей в месяц	40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц	22 500: 6720 = 3,3 бухгалтера
Работа с банком	120 поставщиков два раза в месяц = 240 платежных поручений в месяц	15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц	240: 2520= 0,9 бухгалтера
Расчет заработной платы			100: 1500 = 0,06 бухгалтера
			4,24 бухгалтера

Перераспределение функций (таблица 3)

Участок «учет реализации»
Процессы	Кто часто отвечает	Кто должен отвечать
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах	Отдел продаж
Составление счетов	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов	Бухгалтерия
Кодирование выставленных счетов для целей фискального учета	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов (акт о выполненных работ/услуг), счетов-фактур	Бухгалтерия
	Бухгалтерия	Административный отдел
Координация/подписание отгрузочных документов и счетов-фактур	Административный отдел
	Отдел продаж/административный отдел
Координация процесса и сбор подписанных документов от покупателей	Бухгалтерия	Административный отдел
Ведение книги продаж	Бухгалтерия
Выверка дебиторской задолженности. Подготовка актов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия
	Административный отдел
Координация вопросов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия	Административный отдел

Варианты оптимизации (таблица 4)

	Оптимизация учетных функций компании	Аутсорсинг
	Процесс выстраивается так, чтобы его выполнение требовало минимум времени Численность подразделений определяется с помощью нормативов	Процесс полностью передается провайдеру
	Затраты на процесс минимальны	Затраты на процесс прогнозируемы: нет проблем с подбором кадров; принцип ключевых компетенций — делаем только то, что нужно для бизнеса; контроль эффективности процесса по конечной цене
	Требует много времени Обследование и оптимизацию нужно проводить регулярно. Если бизнес меняется, то чаще, если стабилен — не реже одного раза в год	Возможна потеря гибкости (в связи с формализацией процессов взаимодействия). Необходимы трудозатраты внутри компании на внедрение новых процессов). Провайдер может быть более консервативным в налоговых вопросах, чем собственная бухгалтерия (недостаток аутсорсинга)

Бухгалтерия - очень важный «жизненный орган» предприятия. И бухгалтер, не справляющийся со своей работой по причине излишней загруженности, может нанести вред как себе, так и своему работодателю. Однако в современных кризисных реалиях, когда руководства компаний не то, что не хотят расширять штат, а, наоборот, постоянно размышляют на тему, как бы его сократить, очень сложно обосновать необходимость принятия на работу нового сотрудника.

В этой статье мы поговорим о том, к каким аргументам может прислушаться ваш начальник, если вы хотите просить его о расширении штата. Также мы рассмотрим схемы, по которым можно рассчитать оптимальную численность бухгалтерии.

От чего зависит количество бухгалтеров в компании

Одним из основных факторов, которые влияют на численность бухгалтерии, да и других подразделений предприятия, это тот объем обязанностей, которые выполняют эти сотрудники. Если это крупное предприятие, в котором каждый отдел выполняет свои отдельные функции, и, например, если контрагенты такой компании не выполняют свои обязательства, например, не предоставляют вовремя отчетные документы или остаточные денежные средства, бухгалтерия может просто делегировать полномочия в другие службы, то, конечно, такая работа легче, нежели, когда бухгалтеру приходится делать все самому, включая работу с контрагентами.

И еще один фактор, очень существенно влияющий на численность бухгалтерии, - это выручка компании. Так как чем больше выручка, тем больше выставляется счетов и проводится других различных финансово-хозяйственных операций, в проведении которых непосредственно задействована бухгалтерия.

Третий, общий для всех подразделений фактор, это техническая оснащенность предприятия в общем и бухгалтерии в частности, а также мотивированность сотрудникоов и дисциплина.

Как определить оптимальную численность бухгалтерии

Стандартная бухгалтерия насчитывает 5 позиций: это операционист, младший и старший бухгалтеры, а также главный бухгалтер и его заместитель.

Для установки оптимальной численности бухгалтерии нужно произвести следующие расчеты: вычислить, сколько времени требуется на выполнение каждой из задач, которую ставит перед бухгалтерией руководство предприятия, потом суммировать это время и разделить его на количество действующих сотрудников.

Как понять, насколько загруженность работника соответствует оплате его труда

Во-первых, нужно составить список задач, которые выполняет каждый из сотрудников, а потом определить, сколько конкретно времени он затрачивает на выполнение той или иной задачи из этого списка. Составляется специальная таблица, куда заносится обязанность и количество часов, затраченных на выполнение этой обязанности. Например, «обработка первичной информации» - 50 часов, «звонки контрагентам» - 15 часов.

Здесь же закладывается определенное время, которое бухгалтер тратит на самообразование, курсы повышения квалификации, чтение материалов по специальности и так далее. Плюс - резервное время на выполнение непредвиденных дел, которые всегда появляются в изобилии. Причем, чем выше должность у работника, тем больше должен быть такой резерв.

Далее, сравниваем количество выработанных в месяц часов с нормативом и получаем понятную картину, о том, кто из работников перерабатывает, а кто - наоборот. После этого можно рассчитать, насколько заработная плата каждого из сотрудников соответствует действующим нормативам. Для этого проставляем уровень квалификации, который необходим для выполнения того или иного рода обязанностей, после чего смотрим, какого размера оплата предусмотрена в вашем регионе для работ подобной квалификации (рублей\час). Умножаем эту ставку на количество времени, затрачиваемого на исполнение обязанности, суммируем все получившиеся цифры, и, таким образом, получаем фактическую зарплату этого сотрудника. Вполне возможно, она ниже, чем настоящий оклад, выплачиваемый работнику, тогда просить повышения зарплаты или расширения штата невозможно - сотрудники и так не дорабатывают.

Один, два, три...
или О подсчете численности работников бухгалтерии

Бухгалтер&Закон 15.02.2010 – 21.02.2010, № 07 (38)

Конечно же, любой опытный главбух сможет, как говорят, для себя лично определить, сколько человек должно работать в бухгалтерии. Во всяком случае, сделать это можно после изучения деятельности предприятия, ее специфики, степени автоматизации учетных процессов и других вопросов.

Однако, как обосновать правильность полученных умственных заключений перед руководителем предприятия? Ведь именно он принимает решение о трудоустройстве и размерах денежного вознаграждения для каждого работника.

По мнению «Б&З» ,без упрямых фактов и конкретных цифр в данном случае просто не обойтись!

Итак, при подсчете численности бухгалтеров можно воспользоваться действующими (специальными) нормативами или разработать свои собственные.

Считаем, что пользоваться первым из указанных способов определения нормативов целесообразно предприятиям с наименьшими учетными особенностями. Если же деятельность предприятия достаточно специфическая, то для получения более точного результата имеет смысл воспользоваться вторым способом, а именно, разработать нормативы самостоятельно.

Действующие (специальные) нормативы

В действующем законодательстве существует специальный документ, посвященный подсчету численности работников бухгалтерского учета – Нормативы № 269.

Правда этот документ не зарегистрирован в Минюсте, а значит, он не имеет силы нормативно-правового акта и не обязателен к применению большинством предприятий. Иными словами, положения Нормативов № 269 в рассматриваемом случае имеют чисто рекомендательный характер.

Документ этот достаточно объемный, поэтому кратко остановимся лишь на самых важных, по нашему мнению, моментах.

Нормативы № 269 содержат нормы времени на выполнение работ по бухгалтерскому учету (раздел 1) и нормативы численности бухгалтеров предприятий (раздел 2).

В нормах времени приведены виды выполняемых работ, которые связаны с выполнением требований положений (стандартов) по бухгалтерскому учету и Плана счетов.

При этом в нормах учтено время на подготовительно-завершительные работы, обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды.

Нормы определяются с учетом определенных факторов, путем применения поправочных коэффициентов (например, коэффициенты, учитывающие качество обрабатываемой документации, необходимость поверки документа, удельный вес работ, выполняемых при помощи электронно-вычислительной техники).

Нормативы № 269 содержат нормы времени на осуществление конкретных учетных операций, а именно учет:

Поступления, амортизации и выбытия основных средств и нематериальных активов;

Поступления и выбытия запасов;

Расходов на производство;

Готовой продукции;

Расчетов по оплате труда;

Денежных средств, расчетов и др.

Кроме того, в рассматриваемом документе содержатся нормы времени на составление форм финансовой отчетности предприятия.

Так, например, на оформление приобретения одного объекта основных средств (составления соответствующего акта) Нормативами № 269 отведено 9 минут; запасов (оформление карточки учета) – 12 минут; а на начисление заработной платы одному сотруднику (без учета времени на расчет начислений и удержаний налогов и страховых взносов) отведено 9 минут.

А вот составление, например, баланса предприятия (формы № 1) поставлено в прямую зависимость от общей численности работников предприятия. Если на предприятии числится 50 человек, то на составление этой формы должно уйти не более 2,5 часа, а если более 10 тыс. человек – не более 30 часов.

Нормативы численности представляют собой объемную таблицу, которая, собственно говоря, и содержит нормы численности бухгалтеров в зависимости от общей численности работающих на предприятии человек и количества самостоятельных структурных подразделений такого предприятия.

Вот упрощенный вариант (фрагмент) этой таблицы.

Таблица. Нормативная численность бухгалтеров, чел.

Общая численность работников, тыс. чел.

Количество самостоятельных структурных подразделений, ед.

Обращаем внимание на то, что в Нормативах № 269 не учтена работа по ведению налогового учета и составлению налоговой отчетности, а также отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования, органы статистики и др. А это, как известно, очень даже внушительный объем работы. Само собой разумеется, что для ее выполнения потребуется дополнительная рабочая сила.

Специальные (собственные) нормативы

Как уже было сказано выше, если деятельность предприятия достаточно специфична, а значит, и работа, выполняемая бухгалтерией, имеет существенные особенности, то целесообразно разработать свои собственные нормативы.

Разработка таких нормативов может состоять из двух этапов.

Составление подробного списка работ, выполняемых каждым работником бухгалтерии.

За основу этого списка может быть взят перечень работ (учетных операций), перечисленных в Нормативах № 269.

При этом, также как и при определении численности по указанным Нормативам, в списке необходимо дополнительно учесть работы, связанные с ведением налогового учета и отчетности, составлением отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования, органы статистики и др.

Обращаем внимание, что львиную долю при ведении налогового учета и составления указанных видов отчетности, занимает работа по изучению действующего законодательства и, собственно, сама сдача отчетных форм (представление отчетности соответствующим органам).

Определение времени, которое затрачивается на выполнения каждого наименования работ.

На данном этапе определяется, сколько времени (в минутах, часах) необходимо бухгалтеру для выполнения каждого вида работ (операций) из составленного на первом этапе списка. Далее эти показатели умножаются на количество соответствующих операций, осуществляемых в соответствующем периоде. Исходя из полученного результата (времени) определяется количество работников бухгалтерии.

При определении времени, затрачиваемого на осуществление бухгалтерских работ, рекомендуем учитывать факторы (показатели), влияющие на их трудоемкость:

1. Сложность и запутанность действующего законодательства. Значительную часть рабочего времени бухгалтера занимает изучение действующих законов и подзаконных актов. Не секрет, что многие из них достаточно тяжелы для восприятия и понимания, а некоторые нормы даже противоречат друг другу. В действующие нормативно-правовые акты постоянно вносятся изменения или издаются новые документы. Чтобы разобраться во всем этом, бухгалтер должен приложить значительные умственные усилия и потратить немало времени.

2. Виды деятельности, осуществляемые предприятием. Чем больше видов деятельности, тем сложнее учет и на его ведение требуется больше времени. Ведь каждый из них регулируется разными нормативно-правовыми актами (отдельными нормами), а значит, имеет свои учетные особенности. Бухгалтеру предприятия, ведущего только один вид деятельности, работать значительно легче.

3. Количество сотрудников предприятия. Этот показатель влияет прежде всего на трудоемкость работы бухгалтера, на которого возложены обязанности по начислению заработной платы (осуществлению начислений и удержаний из нее обязательных платежей). Само собой разумеется, что чем больше работников, тем больше работы у такого бухгалтера.

4. Уровень автоматизации учета на предприятии. Уже давно ни для кого не является секретом то, что компьютерная техника и соответствующее программное обеспечение являются хорошими помощниками бухгалтера. Если они есть – то работать гораздо легче и быстрее, если нет, то работа может превратиться в настоящую пытку.

5. Другие факторы (количество: контрагентов и подразделений предприятия; объектов учета и др.). Чем больше их количество, тем большая нагрузка ложится на бухгалтерию.

И еще...

Выше были перечислены виды бухгалтерских работ (операций). Однако зачастую на работников бухгалтерии возлагаются обязанности, прямо не связанные с бухгалтерским и налоговым учетом (отчетностью).

Ярким примером обязанностей, не свойственных бухгалтерии, может являться ведение кадрового учета на предприятии, оформление государственной регистрации (ликвидации, реорганизации) предприятия, получение различного рода разрешений на ведение предпринимательской деятельности.

Само собой, если бухгалтеру приходится выполнять такие работы, то они также должны быть учтены при определении нормативов: как первым, так и вторым способом.

Правовой глоссарий:

1. Нормативы № 269 – Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда Украины от 26.09.2003 г. № 269.